Dokumente sicher entsorgen mit leistungsstarken Aktenvernichtern

Die unterschiedlichen Modelle

Je nach Einsatzbereich sind unterschiedliche Aktenvernichter erhältlich. Schredder als Aufsatz für den Papierkorb sind die kleinste und einfachste Variante. Sie sind wenig leistungsstark und nicht sehr komfortabel in der Benutzung. Kleine Modelle mit Papierauffangbehälter gibt es batteriebetrieben oder mit Netzstecker. Sie können auf dem Schreibtisch platziert werden. Für den privaten Gebrauch sind kompakte Aktenvernichter in Papierkorbgröße erhältlich. Unternehmen verwenden größere Produkte, da regelmäßig Dokumente vernichtet werden müssen. Diese Aktenvernichter sind fast so groß wie ein Multifunktionsdrucker. Sie besitzen einen großen Auffangbehälter und sind mit Rollen ausgestattet.

So funktionieren Aktenvernichter

Dokumente werden mit einem Schneidwerk zerkleinert. Die Bedienung erfolgt per Knopfdruck oder Auto-Feed-Funktion. Die enthaltenen Informationen sollten anschließend nicht mehr verwertbar sein. Während einfachere Modelle mit einer niedrigen Sicherheitsklasse die Dokumente in Streifen schneiden, produzieren anspruchsvollere Aktenvernichter mit höherer Sicherheitsklasse im wahrsten Sinne des Wortes Konfetti. Das Schneidwerk wird per Elektromotor angetrieben. Dieser ist über eine Spindelwelle mit dem Getriebe verbunden, das meist seitlich am Schneidwerk angebracht ist. Die verbauten Materialien beeinflussen die Leistungsfähigkeit des Geräts. Ideal ist ein Schneidwerk aus Stahl. Besteht das Modell aus vielen Kunststoffteilen, ist es häufig weniger langlebig.

Wichtigstes Entscheidungskriterium ist das Schneidwerk

Das Schneidwerk ist das Herzstück eines Aktenvernichters. Einfache Aktenvernichter schneiden Dokumente in schmale Streifen. Hochwertigere Modelle verwenden den Partikel- oder Kreuzschnitt und zerkleinern Papier in kleine Partikel. Es entstehen Papierschnipsel, die nicht mehr zu einem vollständigen Dokument zusammengesetzt werden können.

Papiervernichter mit der Schneidetechnik Streifenschnitt zerkleinern Dokumente in 2 bis 12 Millimeter dünne Streifen. Diese Variante sollte ausschließlich für Dokumente ohne sensible Daten verwendet werden. Im privaten Bereich ist solch ein Gerät vollkommen in Ordnung, für Unternehmen ist es hingegen nicht geeignet. Da das Papier nur in Streifen geschnitten wird, kann es wieder zusammengesetzt werden. Das Schneidwerk besteht aus zwei gegenläufigen Wellen, die mit scharfkantigen Rädern bestückt sind. Diese zerteilen das Papier während des Durchlaufs. Aktenvernichter mit Streifenschnitt arbeiten geräuscharm und bieten eine schnelle Durchlaufgeschwindigkeit der Dokumente. Da es sich meist um kleinere Modelle handelt, benötigen sie wenig Platz. Es gilt: Je schmaler die Streifen, desto höher ist die Schutzklasse. Für Privatpersonen ohne hohe Sicherheitsansprüche, die das Papiervolumen des Abfalls verkleinern möchten, ist solch ein Gerät ideal.

Modelle mit Partikelschnitt bzw. Cross Cut erfüllen höhere Sicherheitsstandards. Während des Durchlaufs werden die Dokumente vertikal und horizontal zerkleinert. Je nach Sicherheitsstufe wird ein Dokument im Format DIN A4 in 300 bis 1500 Teile zerkleinert. So ist es äußerst schwierig bis unmöglich, die einzelnen Papierschnipsel wieder zusammenzusetzen. Aktenvernichter mit Partikelschnitt sind ideal für Unternehmen aller Art. Auch Privatpersonen, die Wert auf Sicherheit und Datenschutz legen, treffen mit diesem Modell die richtige Entscheidung. Die Geräte bieten den besten Schutz vor Datendiebstahl, arbeiten jedoch weniger geräuscharm als Modelle mit der Streifenschnitt-Technik.

Die richtige Sicherheitsstufe auswählen

Das zweitwichtigste Entscheidungskriterium ist die Sicherheitsstufe. Die DIN 66399 enthält wichtige Regelungen für Aktenvernichter. Die Sicherheitsstufen geben Auskunft darüber, wie stark das Papier zerkleinert wird. Je stärker die Zerkleinerung, desto unwahrscheinlicher ist Datendiebstahl. Die Sicherheitsstufen für Papier werden mit dem Buchstaben P gekennzeichnet:

• P-1: Das Papier wird auf Streifen mit einer Breite von 12 mm zerkleinert. Diese Aktenvernichter eignen sich für private Unterlagen ohne sensible Daten.
• P-2: Dokumente werden in Streifen mit 6 mm Breite geschnitten. Diese Modelle sind empfehlenswert für betriebsinterne Kommunikation ohne sensible Daten.
• P-3: Unterlagen werden in Papierschnipsel mit einer Breite von 2 mm und einer Fläche von 320 mm² zerkleinert.
• P-4: Aktenvernichter dieser Sicherheitsstufe zerkleinern Dokumente auf 6 mm große Stücke mit einer Fläche von 160 mm². Die Modelle verwenden den Kreuzschnitt und eignen sich zur Vernichtung sensibler Unterlagen wie Bilanzen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Steuerunterlagen und Rechnungen.
• P-5: Mit Papierschnipseln von 2 mm Größe und einer Fläche von 30 mm² produzieren Modelle der Sicherheitsstufe P-5 nur noch Konfetti. Diese Aktenvernichter sind empfehlenswert zur Vernichtung von Dokumenten mit äußerst sensiblen Daten.
• P-6 und P-7: Mit einer Größe von 1 mm und einem Volumen von 5 bis 10 mm² kommen Modelle der Sicherheitsstufen P6 und P7 im privaten Bereich eher selten zum Einsatz. Dieser Standard wird für streng vertrauliche Dokumente empfohlen.

Die DIN-Norm enthält auch Vorgaben für die Vernichtung von Filmen, optischen Datenträgern (CDs und DVDs) und magnetischen Datenträgern. Für den privaten Gebrauch sind die Vorgaben der Materialkategorie P für Papier relevant. In der Produktbeschreibung der unterschiedlichen Hersteller sollte die genormte Zerkleinerungsstufe genannt werden. Zusätzlich zu den Sicherheitsstufen werden die Aktenvernichter in Sicherheitsklassen eingeteilt. Klasse 1 mit Aktenvernichtern der Sicherheitsstufen P-1 bis P-3 ist für Dokumente mit geringer Missbrauchsgefahr vorgesehen. Dazu gehören beispielsweise veraltetes Werbematerial und Briefe. Klasse 2 eignet sich für Dokumente mit personenbezogenen Daten wie Krankenakten, Lohn- und Steuerunterlagen. Hierzu gehören Aktenvernichter mit den Sicherheitsstufen P-4 bis P-5. Klasse 3 mit den Sicherheitsstufen P-6 und P-7 erfüllt die Anforderungen der Vernichtung streng vertraulicher Dokumente, etwa im Geheimdienstbereich. Die DSGVO-Novelle (Datenschutzgrundverordnung) hat Unternehmen und Privatpersonen für das wichtige Thema Datenschutz sensibilisiert. Eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Somit geben die zuvor genannten Schutzklassen auch Auskunft darüber, ob die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Weitere Entscheidungskriterien für den Kauf eines Aktenvernichters

Neben den Sicherheitsstufen und -klassen sind die Qualität und der Funktions- und Leistungsumfang wichtige Entscheidungskriterien für den Kauf eines Aktenvernichters. Vor dem Kauf sollte überlegt werden, wie häufig das Gerät zum Einsatz kommt und von wie vielen Personen es verwendet wird. In den nächsten Absätzen werden wichtige Eigenschaften näher erklärt.

Materialarten

Basismodelle vernichten ausschließlich Papier. Büroklammern und Metallteile müssen zuvor entfernt werden, damit das Schneidwerk keinen Schaden nimmt. Um Arbeit und Zeit zu sparen, ist die Entscheidung für einen Reißwolf sinnvoll, der auch andere Materialien zerkleinert. Büro- und Tackerklammern müssen dann nicht mehr mühsam entfernt werden. Ein weiterer Vorteil: Auch CDs und alte Bank- oder Kreditkarten lassen sich in diesen Geräten vernichten.

Dokumentengröße, Schnittleistung und Schnittgeschwindigkeit

Standardmodelle sind auf Dokumente im Format DIN A4 und kleinere Größen ausgerichtet. Es gibt aber auch Modelle, die Papier bis zu einer Größe von DIN A3 und DIN A2 schreddern. Gefaltet werden sollte das Papier nicht, da das die Schneidleistung des Schredders beeinträchtigt. Aktenvernichter mit individuell einstellbarem Einzug sind flexible Allrounder. Die Schnittleistung gibt an, wie viele Blätter in einem Arbeitsschritt gleichzeitig geschreddert werden können. Das ist für Unternehmen, die regelmäßig eine hohe Anzahl an Dokumenten vernichten müssen, besonders wichtig. Industriegeräte, die optisch an Kopierer oder Multifunktionsdrucker erinnern, sind in dem Fall die richtige Wahl. Für den privaten Gebrauch reichen kleinere Modelle aus. Die Schnittgeschwindigkeit gibt an, wie viel Zeit der Durchlauf eines Dokuments benötigt. Je leistungsstärker der Motor, desto schneller ist das Gerät.

Betriebsdauer

Die meisten Papierschredder sind nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt. Bei starker Beanspruchung und Überhitzung können Schneidwerk und Motor Schaden nehmen. Nach einer festgelegten Betriebsdauer schaltet sich das Gerät einige Zeit ab, um die Bauteile vor Überhitzung zu schützen. Solche Geräte sind in Privathaushalten problemlos einsetzbar. Unternehmen, die regelmäßig Akten vernichten müssen, verwenden industrielle Geräte mit integriertem Kühlsystem. Diese Aktenvernichter haben eine wesentlich längere Betriebsdauer. Hochleistungsaktenvernichter haben Betriebszeiten von bis zu 60 Minuten. Professionelle Geräte bieten eine Betriebsdauer von etwa 30 Minuten. Geräte für Privathaushalte und das Home Office können Betriebszeiten von 2 bis 5 Minuten realisieren. Je höher die Sicherheitsstufe, umso mehr Abkühlzeit benötigt das Gerät.

Wichtige Funktionen

Nichts ist ärgerlicher als ein Papierstau im Reißwolf. In mühsamer Kleinarbeit müssen die Papierschnipsel aus dem Schneidwerk entfernt werden. Eine Vor- und Rücklauffunktion ist ein wichtiges Kaufkriterium. Indem beide Funktionen nacheinander abwechselnd betätigt werden, lässt sich der Papierstau entfernen. Eine Auto-Start-Funktion ist äußerst praktisch. Das Gerät erkennt, wenn Papier zugeführt wird und startet den Zerkleinerungsprozess automatisch. Bleibt es längere Zeit ungenutzt, schaltete es sich in den Stand-by-Modus. Die Abschaltautomatik hilft, Strom zu sparen. Eine digitale Füllstandsanzeige ist ein Pluspunkt bei größeren Geräten. Sie zeigt an, ob der Papierauffangbehälter geleert werden muss. Bei Geräten ohne Füllstandsanzeige muss selbst nachgeschaut werden.

Sicherheit und Komfort

Ähnlich wie beim Druckvorgang entstehen bei der Benutzung des Aktenvernichters Geräusche. Ein geräuscharmes Gerät ist komfortabler in der Nutzung. Leider macht nicht jeder Hersteller Angaben zur Lautstärke in Dezibel. Gerade im Büroalltag ist ein leiser Betriebsmodus wichtig. Deshalb bieten bekannte Marken Modelle mit einem geräuscharmen Motor an. Eine Stopp-Funktion verhindert die Papierzufuhr sofort, sobald unbeabsichtigt die falschen Dokumente eingelegt wurden. Eine Sicherheitsklappe schützt vor Verletzungen. Sie verhindert, dass Kleidungsstücke, Haare oder die Finger in das Schneidwerk gelangen. Hochwertige Aktenvernichter sind mit einer Kindersicherung ausgestattet.

Die wichtigsten Kaufkriterien in der Zusammenfassung

Die Sicherheitsstufe ist der wichtigste Unterschied zwischen den unterschiedlichen Modellen. Während für den privaten Bereich Aktenvernichter mit Streifenschnitt-Schneidwerk meist ausreichen, sollten Unternehmen ein Modell mit Partikelschnitt wählen. Die Blatteinzugsbreite, die Größe des Auffangbehälters, die Schnittleistung und die Möglichkeit, auch CDs und Kreditkarten zu vernichten, sind weitere Entscheidungskriterien. Eine Autofeed-Option ist praktisch, wenn größere Papiermengen vernichtet werden sollen. Das mühsame Einlegen einzelner Blätter ist dann nicht nötig. Wer nur gelegentlich Dokumente vernichtet, benötigt diese Funktion nicht unbedingt. Geräuscharme Geräte sind komfortabel in der Benutzung. Das Entleeren des Auffangbehälters nimmt Zeit in Anspruch. Für den Privatgebrauch reichen Modelle mit einem kleineren Auffangvolumen.

Für die betriebliche Nutzung ist eine große Behälterkapazität vorteilhaft. Eine intuitive und selbsterklärende Bedienung ist ein wichtiges Qualitätskriterium. Markenhersteller produzieren Aktenvernichter für den privaten und betrieblichen Einsatz. Die Hersteller haben die nötige Erfahrung und das Fachwissen, um sichere Produkte anzubieten, die die erforderlichen Datenschutzstandards erfüllen. Zu den bekannten Marken gehören Fellowes, Rexel, HSM, United Office, Olympia, Hama, Leitz, Ideal und Intimus. Die kompakten und kleinen Modelle von Geha und Genie eignen sich ausschließlich für Privathaushalte.